バックオフィス部門とは、経営企画、経理、財務、人事、総務、法務、情報システムなどの管理部門を指します。
バックオフィス部門は、直接的に会社の売上に貢献しないため、会社からコストセンターとみられ評価されないことがよくあります。
毎日頑張っているのに評価されないなんて嫌になりますよね。
けど会社側から見るとその理由が見えてくるので、この記事で紹介していきたいと思います。
なぜバックオフィス部門は評価されないのか
バックオフィス部門が評価されない理由は
業務のメインが定型業務であり、さらに設定される目標は客観的に評価しにくい内容となっては、会社としても高い評価はつけにくくなります。
要するに評価者の主観・感覚的な評価になりがちなため、大多数の人は現状維持の評価となりやすいのです。
ではバックオフィス部門で評価を得るにはどうしたらいいの？
評価されるには、会社がしてほしいことを知る必要があります。
バックオフィス部門では、作業時間の削減など業務効率の改善が目標設定されがちです。しかし作業時間削減や業務効率の向上を目標のゴールにしてしまうと最終的には部員の削減につながります。
業務改善した結果、会社から余剰人員がいるように見られてしまうためです。
会社は各部の業務時間削減を求めていないのです。
削減した時間で、会社全体の生産性や組織力が向上する提案をして欲しいのです。
業務効率を改善させ、このような提案ができれば人員削減を指示されることもありません。
作業時間の短縮や役割の拡大を安易に目標設定してしまうと従来の業務に対する必要人員が減ります。そうなると会社からは、余剰人員がいると見られてしまうのです。
定型業務は効率よくこなし、生まれた時間で新たな業務を提案して実行する。これができれば、部門の人員が減らないので、あなたが新しいことに挑戦することができるでしょう。
バックオフィス部門でも高い評価を得ることができます。
評価基準には、定量評価と定性評価がある
個人の目標は、大きく「定量的な目標」と「定性的な目標」に分けられます。
すごく簡単に説明すると
定量的な目標
契約件数、利益率など数字に基づいて設定される目標
定性的な目標
業務範囲を広げるやマニュアル作成など数値化できない目標
なぜ定量的な目標が必要なのか
仮にあなたが営業であれば、「契約件数や売上、利益率など」数値で目標が設定できますよね。
数値で目標が設定できると評価も数字に基づいて客観的にできるので、良い評価も悪い評価も評価根拠が明確になります。そのため評価する側も評価がしやすく、される側も数値で説明されるので納得感が得られるのです。
要するに定量的な目標が設定できたほうが、人事評価が形式的になりづらくなります。また数字に基づいて話ができるので、人事評価の場を教育の場にすることができます。
定性的な目標が多いとどうなるの？
管理部門は業務の80～90％が毎月、毎年繰り返される定型業務いわゆるルーティン業務がメインとなります。
そのため数値での目標が設定しにくく、定性的な目標が多くなってしまいます。
定性的な目標が多くなると自分は頑張ったと思っても、上司からは期待通りと言われ給与は現状維持の評価になりやすいです。
定性的な目標は会社からこう見られる
いきなりですが、経験を積んできたあなたに上司はこんな目標を設定していないでしょうか？
定型業務の作業範囲を広げる
定型業務の作業時間を短縮する
一見どちらの目標も「部門の生産性を向上させる目標」に見えます。しかし頑張った結果、待っているのは会社から「部門の人員を削減するように言われる」オチです。
なんとか定量的に目標を考えると次のような目標が考えられます。
定型業務の作業範囲を広げる→担当業務を3コから5コに増やします
定型業務の作業時間を短縮する→作業時間を20％削減して生産性を高めます
上記のような目標設定をしても結局は「部門の人員削減」は不可避です。
そのため、作業時間の短縮や役割の拡大から一歩踏み込んだ目標を設定することが大事になります。
まとめ：人事評価を効率よく利用するには
・会社が望む業務効率の改善から提案までを目標にする
・目標の中に定量的な目標が増えるよう、なるべく早く業務範囲を広げる
いつまでたっても定性的な目標しか設定されない場合は上司の能力が低くうまく目標設定ができないか、あなたの実力がまだ足りていないことが原因です。
上司の能力不足の場合は、すぐに転職活動をしてください。
今いる会社では期待するようなキャリア形成はできない可能性が高いです！
あなたの実力・能力が不足している場合は、自己研鑽に投資してください！
自己研鑽に勝る投資はありません。学んだことを活かして更に活躍できるよう頑張りましょう！
自己研鑽については、下記の記事をご覧ください。
